Kamis, 06 November 2008

Mengelola File

Pendahuluan
Salah satu ketermpilan yang wajib kita miliki dalam pengoperasian komputer adalah mengelola file. File dalam bahasa Indonesia disebut dengan berkas. File bisa diartikan sebagai kumpulan data yang disimpan. Ada dua jenis file yang kita kenal, yaitu File fisik dan File Digital. File fisik merupakan kumpulan catatan yang disimpan. File jenis ini menggunakan bahan kertas sebagai media pencatatannya. Sedangkan file digital adalah kumpulan catatan yang dibuat secara digital. File digital disimpan pada storage device yang bisa dibaca menggunakan komputer. Pada tulisan ini akan dibahas tentang pengelolaan file secara digital.

Tujuan pengelolaan File
1. Memudahkan dalam penemuan kembali bila diperlukan
2. Menghemat ruang pada storage device
3. Mendistribusikan file untuk fihak-fihak yang membutuhkan
4. Melindungi file dari resiko rusak akibat terserang virus
5. Melindungi file dari resiko kerusakan storage device
6. Melindungi informasi yang ada di dalamnya
7. Membuang file yang sudah tidak diperlukan.

Storage Device
Storage device adalah alat yang digunakan untuk penyimpanan File. Storage device yang lazim digunakan hingga saat ini meliputi:
1. Harddisk
2. Flash disk
3. Memory Card
4. CD / DVD
5. Disket

Drive
Drive adalah nama logika dari setiap storage device yang terpasang pada komputer. Masing-masing drive diberi nama menggunakan abjad mulai dari A s.d. Z. Secara default drive A digunakan untuk disket, drive C untuk harddisk. Sedang untuk storage device berikutnya akandi beri nama drive D, E, F dan seterusnya hingga Z

Pekerjaan mengelola file
1. Melihat, mencari, menemukan nama file
2. Mengelompokkan file-file yang sejenis
3. Memindahkan
4. Menyalin, menggandakan sesuai kebutuhan
5. Menghapus file-file yang tidak diperlukan
6. Mengganti nama
7. Mengubah format
8. Kompresi data
9. Mengirim ke pihak-pihak yang membutuhkan
10. Membuat cadangan
11. Memproteksi / Melindungi file
12. Menghilangkan mencegah terjangkit virus
13. Mengubat atribut

Software yang diperlukan:
Untuk menangani pengelolaan file, kita bisa menggunakan software-software aplikasi seperti berikut ini:
1. Windows Explorer
2. Winzip / Winrar
3. Adobe Destiler
4. Command prompt

Struktur nama file
Nama file terdiri dari dua bagian, yaitu nama file dan extensi. Nama file biasanya menggunakan kata tangkap dari isi file yang bersangkutan. Sedangkan ekstensi merupakan nama perluasan yang biasanya berada dibelakang nama file. Ekstensi merupakan type dari file yang bersangkutan.

Contoh nama file
dataku.doc --> "dataku" adalah nama file dan "doc" adalah ekstensi nama file dan ekstensi dipisah dengan tanda titik.

Type-type file
.doc --> file dokumen dibuat menggunakan Microsoft Word
.xls --> file lembar sebar dan dibuat menggunakan Microsoft Excel
.ppt --> file presentasi dibuat menggunakan Microsoft Power Point
.mdb --> file database dan dibuat menggunakan Microsoft Acces
.txt --> file teks dan dibuat menggunakan Notepad
.mp3 --> file lagu berjenis mp3
.jpg --> file gambar
.pdf --> file pdf (portable data format)
dan lain-lain

Mengelola file basis text